Trường hợp 1: “Không thầy đố mày làm nên”
Một số DN có phòng công nghệ thông tin (IT), có người đảm nhiệm công việc IT khá giỏi nên DN tự tin cho rằng chỉ cần bỏ ra một chi phí nhỏ ban đầu để hoàn thành website, sau đó sẽ để phòng IT tiếp quản. Mặt khác, các DN này vì muốn tiết kiệm chi phí nên sau quá trình tìm hiểu trên mạng về giá cả mà các công ty thiết kế web đưa ra, đã quyết định chọn một đối tác có giá rẻ.
Do quá trình tìm hiểu về đối tác không kỹ nên các DN không biết được năng lực và uy tín của công ty thiết kế web thật sự như thế nào nên thường gặp phải rủi ro: Đối tác không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của DN. Nhiều DN do không muốn kế hoạch xây dựng website đã đặt ra bị ngưng trệ nên phải tìm một đối tác khác tiếp tục công việc, dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc đầu tư.
Ngoài ra, DN còn gặp phải tình trạng, ban đầu đối tác tỏ ra rất năng động và hiệu quả nhưng càng về sau đối tác càng giảm nhiệt tình do chi phí của dự án thấp. Thái độ này buộc DN lại tiếp tục thay đổi đối tác. Một rủi ro khác là, dự án hoàn thành nhưng phòng IT của doanh nghiệp không có kiến thức chuyên sâu về thiết kế web nên càng về sau website càng kém chuyên nghiệp.
Bài học: Website là một khoản đầu tư mang tính dài hơi, phải chọn những đối tác kinh nghiệm và chuyên nghiệp. Khi duyệt các đối tác, nhất thiết phải đặt chất lượng lên trên chi phí.
Trường hợp 2: “Lắm thầy, nhiều ma”!
Một số DN khác làm ăn hiệu quả nên sẵn sàng dành một khoản chi phí lớn cho dự án website. Các DN này có tham khảo xây dựng website qua một số đối tác và cuối cùng quyết định chọn một công ty thiết kế web có nhiều kinh nghiệm. Dự án được tiến hành thành công. Đối tác rất nhiệt tình đưa ra nhiều ý kiến chuyên môn giá trị về mặt thiết kế và giải pháp. Tuy nhiên, phía doanh nghiệp lại có quá nhiều người tham gia vào quyết định các đề xuất mà công ty thiết kế đưa ra. Có những tình huống, tưởng mọi việc đã xong nhưng giám đốc doanh nghiệp đi công tác nước ngoài về thấy website chưa ưng ý lại yêu cầu chỉnh sửa, đòi hỏi thêm nhiều tính năng khác...
Trong trường hợp này, thường đối tác kiên nhẫn hoàn thành dự án nhưng họ sẽ tránh làm việc với các DN này ở những dự án tương lai. Thậm chí đối tác mất kiên nhẫn có thể dẫn đến hủy hợp đồng, do dự án kéo dài bởi DN…
Bài học: Cho dù có một đối tác chuyên nghiệp, chính DN của bạn cũng phải trở nên chuyên nghiệp vì làm website là một quá trình làm việc tương tác giữa hai bên. DN phải có trách nhiệm thành lập một bộ phận quản lý và được quyền quyết định những vấn đề liên quan tới website. Người chịu trách nhiệm phải am hiểu và thường xuyên sử dụng website.
Những lưu ý khi xây dựng website
Cuộc sống của 1 website có thể tạm chia thành 2 phần: Xây dựng và bảo trì.
Xây dựng
Bản chất website là công cụ marketing. Do đó yêu cầu đặt ra là phải phục vụ và thu hút người xem! Để đạt được điều này, khi xây dựng website DN cần chú ý đến các yếu tố sau:
Nghiên cứu công nghệ, thói quen lướt web: Website có nhiều khác biệt với các sản phẩm in ấn truyền thống... nên đòi hỏi nhiều nghiên cứu về công nghệ, thói quen người lướt web, không được trình bày như dạng truyền thống.
Có người chuyên trách: Website và Email là vũ khí chủ yếu của kênh online nên cần cân nhắc thành lập bộ phận riêng để quản lý. Người phụ trách xây dựng website của công ty phải là người am hiểu website (từ góc độ người sử dụng). Chỉ nên có một người quyết định để tránh “Chín người mười ý”.
Chọn đối tác: Đối tác website nhất thiết phải là công ty có khả năng làm việc lâu dài và uy tín, nếu không website chỉ tốn tại từ 3-5 năm. Thông thường, thiết kế website mà chi phí quá rẻ sẽ khó có chất lượng tốt.
Tham khảo các trang web uy tín trong cùng lĩnh vực: Trước khi làm, DN cần phải hình dung ra website mình muốn như thế nào? Đặc biệt DN rất cần tham khảo các trang web uy tín trong cùng lĩnh vực, các trang của nước ngoài. Không nên coi những trang web trong nước là chuẩn mực vì bề dày lịch sử Internet, Web và Visual Art/Design của chúng ta rất ngắn ngủi.
Xây dựng cấu trúc thông tin rõ ràng: Đây là phần các công ty thiết kế web khó giúp đỡ các DN. Song, DN có thể tham khảo ý kiến chuyên gia về lĩnh vực Usability, Accessibility, Copywriting giúp đỡ, vì cuối cùng đây mới chính là cái mà người duyệt web quan tâm.
Đầu tư kho ảnh: Hình ảnh rất quan trọng nên DN cần nghiêm túc đầu tư một kho ảnh cho mọi loại hình hoạt động marketing. Riêng cho website, máy Digital Point and Shoot là đủ, nhưng chất lượng ảnh chỉ phù hợp với mục đích không chuyên. Nếu DN làm trong lĩnh vực sản phẩm thì cần bố trí chụp hình chuyên nghiệp.
Chọn một loại công nghệ phổ biến: DN cần đầu tư nghiêm túc vào công nghệ, phải suy tính chọn một loại công nghệ phổ biến để khi thay đổi đối tác thì DN vẫn có thể giữ được website cũ. Một số công nghệ có thể tham khảo như: Joomla, Wordpress, Drupal...
Bảo trì
Ký hợp đồng bảo trì: Khi xây dựng xong, DN nên ký hợp đồng bảo trì website với đối tác để website được đảm bảo hoạt động hiệu quà.
Cập nhật thông tin: Tự công ty cập nhật thường dẫn tới những trường hợp... thương tâm do trang web bị người không chuyên phá hỏng: không xử lý ảnh, font xanh, đỏ, lớn, bé hổ lốn, hàng lối xộc xệch, ảnh hưởng rất lớn tới thương hiệu của công ty. Phải bố trí cập nhật ít nhất là những phần khung như: sản phẩm, dịch vụ, giá cả, portfolio, clients của công ty - đây là những phần xương sống mà người truy cập trực tiếp quan tâm.
Sao lưu (back up) hàng tuần và lưu giữ những bản backup này cẩn thận, sắp xếp theo trình tự thời gian.
Website có thể chia làm 3 loại:
Website tĩnh: Sử dụng ngôn ngữ HTML, phù hợp với DN ít có nhu cầu cập nhật nội dung thông tin. Giá tham khảo: từ 4– 8triệu đồng.
Website động: Sử dụng ngôn ngữ lập trình Server-side (PHP, ASP, Ruby…), có hệ thống quản lý thông tin cho phép DN tự cập nhật nội dung. Giá tham khảo: 8 – 15 triệu đồng.
Website tính năng phức tạp (Web Application): Web flash, Web có nhiều hoạt động giao lưu giữa những người sử dụng… Giá cả không xác định, tùy theo mục đích và yêu cầu của DN. Thường loại website này có chi phí rất cao.